За много от ползвателите на касов апарат, той е някаква сложна машина, с която трудно се справят. Още по-объркващо е, когато за пръв път ще работите на касов апарат или поради някаква причина се наложи да работите на модел, който не познавате. Няма място за паника, след като прочетете тази статия, за вас няма да има тайни и ще работите спокойно с вашето фискално устройство. Реално, като човек, който ежедневно ползва касов апарат, вие ще извършвате само ограничен брой действия. Този минимум от операции включва маркирането на касови бележки за клиентите, смяната на хартиената ролка (консуматива), пускането на отчет за приключване на деня както и отчети за приключване на месеца и годината. Това са най-важните неща които абсолютно всеки касиер трябва да умее.
Режима в който се печатат касови бележки обикновено се нарича “регистрация”. След като влезете в него, наберете цената (внимателно вижте на дисплея дали апарата възприема точно това, което искате), изберете някой от клавишите на т.нар. “групи” за да изберете какъв текст да се отпечата, като име на стоката и натиснете [Total]. Ето, вече имате първата си касова бележка. Кое е най-важното за което да внимавате при маркирането (печатането на касовата бележка)? Сумата естествено. По ред причини апарата може да я възприеме погрешно. Ако още докато я набирате забележите нередност наблюдавайки екрана (да речем вместо 2.50, пропуснете точката и наберете 250 това си е доста голяма разлика), можете с клавиш [C] или [CL] в зависимост от модела касов апарат да изчистите сумата и да опитате отново. Ако обаче изпуснете този момент и натиснете някой от клавишите на групите стоки (често с надписи [01], [02], [03] и т.н. или [D1], [D2], [D3] и т.н. или [DP1], [DP2], [DP3] и т.н.) тогава грешната сума влиза на печат и може да се коригира с клавиш [VD].
За да сте сигурни дали успешно сте изчистили сумата, след [VD] натиснете клавиш [ST] или [STL] в зависимост от модела касов апарат и едва след като се уверите, че на екрана се изписва [ 0.00 ] можете да натиснете [Total] или [TL].
Какво става обаче, ако изпуснете и този момент и по инерция натиснете някой клавиш за плащане – [Total], [PAY] или [PY]? Тогава изхода е, да запазите вече отпечатаната грешно касова бележка за да може счетоводителя ви да направи сторно операция въз основа на нея. Реално, най-фаталната грешка, която можете да допуснете при маркиране е, да дадете на клиент, касова бележка с огромна сума и той да я отнесе незнайно накъде. Така че, гледайте каква е сумата преди да дадете касовата бележка.
Друг момент, който евентуално може да ви затрудни е зареждане на новата хартия, когато старата свърши. Тук имаме два варианта, ако вашето устройство е с т.нар. лесно зареждане, то като отворите капака за хартията, валяка на принтера остава закрепен за капака. В този случай трябва само да поставите новата хартия, така че вътрешната и повърхност да остане от към валяка, а външната да е отдолу – от към керамичната глава. После само затваряте капака и евентуално натискате [C] или [CL].
Ако обаче валяка на вашия касов апарат остава в печатащото устройство след като отворите капака, то е необходимо да отрежете перпендикулярно, най-добре с ножица, края на новата хартия и да го пъхнете под валяка, спазвайки отново правилото вътрешната страна на хартията да е отгоре, откъм валяка, а външната да е отдолу, от към печатащата глава. След това в зависимост от модела, или апарата сам ще види хартията и ще я изтегли, или ще се наложи да натиснете клавиш с който да задействате двигателя на принтера.
След като хартията премине през принтера, евентуално може да е нужно да натиснете [C] или [CL] за да укажете на касовия апарат, че вече има заредена нова хартия. Ако не успявате да прекарате хартията през принтера, то тогава отворете печатащата глава – това става с лостче в десния край на валяка. Не забравяйте обаче, след като прекарате хартията да затворите лостчето, защото принтера няма да работи с вдигната печатаща глава.
Друг момент за който е добре да следите, е часовника-календар на касовия апарат. Макар и много рядко, случва се да дефектира и да не работи точно. Маркирайки касови бележки с неточни дата и час има вероятност да си навлечете неприятности, като данъчни проверки и/или смяна на КЛЕН и/или фискална памет заради грешна дата. Ако по някакъв повод апарата поиска от вас да въведете текущите дата и час, най-добре се обадете в сервиза който го обслужва или въведете датата и часа много внимателно, без да бързате, като наблюдавате внимателно инструкциите, които се изписват на екрана на повечето модели касови апарати.
Ако се съмнявате в коректността на часовника на вашия касов апарат НЕ печатайте бележка за да го проверите! Ако вашия апарат е марка Тремол, изреждайки режимите с [MODE] има режим в който часовника се показва на екрана. Ако е марка Дейзи, то часовника се инициира на екрана с едновременно натискане на [ALT] и [CLK]. При касовите апарати Датекс, за да видите часовника, от “Главно Меню” натиснете [8] [9].
За да се върнете на “Главно Меню” натиснете няколко пъти бутона за включване. Следващия момент е пускането на дневен отчет за приключване. Тук внимавайте да пуснете отчет с нулиране Z, а не отчет с четене X. Също не забравяйте да залепите отчета в касовата книга. Месечните и годишните отчети се пускат по един и същ начин, просто се задава различен период на отчета. Те са само четене от паметта, така че не се притеснявайте, че може да сбъркате нещо фатално. Ако сбъркате, просто пуснете нов отчет с верни данни.
След като влезете в режим отчети от фискалната памет, алгоритъма при всички касови апарати е унифициран: [1] [1] [STL] AABBCC [QTY] XXYYZZ [VD] където AABBCC е началната дата примерно 010315, а XXYYZZ е крайната дата, да речем 310315. При някои модели касови апарати на клавиша за количество е изписано [X] вместо [QTY]. По закон трябва да пуснете месечен и годишен отчет в рамките на първите 7 дни от следващия период и да го залепите в касовата книга на датата на която сте го пуснали. В резюме, най-важните моменти при работа са, да наглеждате сумата отпечатана с дебел шрифт на бончето преди да го дадете на клиента, да следите точността на часовника и да не забравяте да приключвате апарата с отчет с нулиране (а не четене). Това е всичко което задължително трябва да знаете за боравенето с касов апарат. Ако все пак сте любознателни, можете да прочетете и за останалите му възможности във фабричното упътване, но ги ползвайте, само ако сте убедени какво точно означават. При съмнение, винаги можете да се обърнете към сервиза, който обслужва вашия касов апарат.